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十二 文件收发管理制度
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十二 文件收发管理制度

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1、为了加强商会的文件收、发与外来文件的有效管理,特制定本制度;

2、文件的定义:文件分为广义与狭义文件两部分,狭义文件指商会收到和发出的红头文件及函;广义文件除了狭义文件部分,还包括商会内部会议记要,会员大会记要,国家政策、法律、法规、商会章程及年度工作报告、调查报告、统计报告、重要事件备忘录、商会预算执行方案、草案、预算决算方案、预算执行情况报告等;

3、本制度所说的文件管理制度是指广义的文件收发管理的规章制度;

4、商会的文件收发归口管理单位为综合办,并指定专人管理;

5、对外发出或收到外部的各类文件均要进行文件收发登记,并将信息记录到《文件收发登记表》中,按要求记清发文单位,文件号、时间、收文单位、时间、文件内容摘要等内容,字迹要清楚,具有文件的可追溯性;

6、《文件收发登记表》的格式由综合办统一制定,并进行统一管理,任何人不得随意改动格式;

7、任何单位或个人要查询文件的信息和内容必须经主管领导批注后,方可进行查询,否则泄露商会的机密将承担责任;